نظام إدارة الصيانة المحوسب
نظام إدارة الصيانة المحوسب
صُمم نظام إدارة الصيانة المحوسب لتسهيل حياة متخصصي الصيانة من خلال الاحتفاظ بالسجلات، وتحديد جداول مواعيد الصيانة، وتتبع أوامر العمل، بالإضافة إلى أنه يبعد فرق الصيانة عن الإصلاحات في وقت الذعر والاتجاه نحو الصيانة الوقائية المخطط لها مسبقًا، كما أنه يساعد فريق الصيانة على المزيد من الاستفادة من الموارد المحدودة
يمكن جذب المزيد من العملاء عن طريق المساعدة في عمليات التوثيق والتدقيق، كما أن من شأنه تكوين ثقافة المساءلة حيث يجري تتبع العمل على نحو صحيح ويتحمل الناس مسئولية وظائفهم. إن أفضل طريقة للابتعاد عن هذا النوع من الصيانة التفاعلية هو العمل تجاه منهج الصيانة الوقائية- مع التركيز على اصلاح الجهاز قبل أن يتعطل وذلك بدلًا من السعي لإصلاحه بعد ذلك.
يعد نظام إدارة الصيانة المحوسب نظام أكثر تقدمًا وموثوقية بكثير من متابعة أمور الصيانة وتسجيلها في التقويم الورقي أو عن طريق تسجيل مواعيد مهام الصيانة في برنامج ، يمكن تحديد اخطارات التنبيه بالمواعيد أو قراءة العدادات في نظام إدارة الصيانة المحوسب، بحيث تكون على اطلاع دائم بسير الأمور، ويتيح نظام إدارة الصيانة المحوسب للفنيين تسجيل المشكلة بمجرد اكتشافها، على سبيل المثال إذا لاحظ أحد الأشخاص في منشأتكم أن الجهاز يصدر ضوضاء غريبة، فيمكنه تسجيل ذلك على الفور، مما يتيح لفريق الصيانة لديكم تشخيص المشكلة وإصلاح الجهاز قبل أن يتعطل بالفعل.
إن فوائد برنامج إدارة الصيانة هائلة بدءًا من خفض تكاليف الصيانة إلى زيادة الكفاءات في مكان العمل وإضفاء الشفافية والتنظيم على إدارتكم بالكامل، وبالرغم من أن الكثير من الشركات تفهم أهمية مثل هذا البرنامج، إلا أن الحصول على البرنامج المناسب قد يكون أمرًا مربكًا، فينبغي عليهم التأكد من توفر المزيج الصحيح من الميزات والوظائف وسهولة الاستخدام وتوفر خدمات الدعم، إن مهمة فهم التفاصيل الدقيقة الخاصة بالبرنامج والتأكد من حصولكم على حلول البرنامج المناسبة لكم مهمة أكثر صعوبة من الحصول على البرنامج نفسه.
الحد من الأعمال الورقية
يقضي الفنيون الكثير من الوقت في التعامل مع الأعمال الورقية مثل كتابة التقارير والعثور على طلبات العمل المفقودة، والبحث عن السجلات القديمة، وضمانات الخدمة، ومخططات الدوائر الكهربائية أو الميكانيكية، وبمرور الوقت تتضاءل هذه الأنشطة في الوقت الذي يقضونه في العمل بالفعل، يحتفظ نظام إدارة الصيانة المحوسب بجميع هذه المعلومات في قاعدة بيانات واحدة يمكن البحث فيها مما يجعل العثور على أي معلومة بها أمرًا سهلًا، وبالتقليل من الوقت الذي يقضيه فريق العمل لديكم في الأعمال الورقية، فإنكم في الواقع تقومون بزيادة الوقت المستغرق في صيانة الأصول.
تحديد أولويات العمل
فلنواجه الأمر، في الواقع لن يتوفر لكم طوال الوقت الموارد اللازمة لإنجاز 100% من العمل، وإنما بدلًا من ذلك، أنتم مضطرون لتركيز طاقتكم على أعمال الإصلاحات والصيانة الأكثر أهمية، ونظام إدارة الصيانة المحوسب يمنح مدير الصيانة رؤية مركزية لجميع أوامر العمل القادمة والوظائف الجاري العمل عليها وذلك حتى يتمكنوا من معرفة أكبر أولوياتهم.
شهادات الصناعة
يحتفظ نظام إدارة الصيانة المحوسب بقاعدة بيانات مركزية تضم جميع الأصول والإجراءات ويساعد الأنظمة على العمل بكفاءة وبالتالي التقليل من الإفادات والحد من تكاليف التشغيل، ويمكن لهذا الأمر أن يقطع شوطًا كبيرًا نحو جعل عملك مؤهلًا للحصول على شهادةISO أو LEED
تقديم طلب الحصول على دعم فني بسهولة
تُستخدم هذه الوحدة لعرض طلبات الحصول على دعم فني سواء الطلبات المخصصة أو الطلبات التي تم البت فيها، ومن هذا القسم يقوم المسئول أيضًا بعرض جميع معلومات طلبات الحصول على دعم فني من خيار مكتب المساعدة
إدارة أوامر العمل
هذه الوظيفة تمكنكم بسهولة من إعادة تحديد مواعيد أوامر العمل وإعادة تعيينها، وإخطار أعضاء الفريق بأوامر العمل الجديدة عبر رسائل البريد الإلكتروني الأتوماتيكية والطباعة وتنظيم إتمام أوامر العمل بمساعدة التعليمات خطوة بخطوة.
الدخول عن طريق الجوال
يمكن الوصول إلى بيانات الصيانة في أي وقت ومن أي مكان باستخدام الهواتف الذكية والتابلت واللابتوب المتصلة بالإنترنت، حيث يمكن الوصول إلى البيانات وتحديثها من قلب الحدث، بالإضافة إلى التواصل الفوري لمهمة العمل الجديدة مع أعضاء الفريق، وبفضل استخدام تطبيق الجوال حاصل على براءة اختراع يمكن إضافة بيانات معدات أو قطع غيار أو فنيين أو بائعين فورًا مما يقلل من وقت الإعداد بمدة تصل إلى شهور.
إدارة الممتلكات
تخزين جميع معلومات المعدات في مكان واحد، والاطلاع على جميع الأصول (الممتلكات) الخاصة بكم والعلاقات التي تربطها فيما بينها من منظور واحد، بالإضافة إلى مراقبة أداء الأصول من خلال مجموعة متنوعة من التقارير الضمنية والقابلة للتخصيص.
طلبات الخدمات
يمكنكم إنشاء طلبات الخدمات وعرضها وتحديثها وإلغاءها عن طريق أجهزة الهواتف الذكية والتابلت واللابتوب المتصلة بالإنترنت، يمكن إرفاق صور أو غيرها من الملفات لإضافة المزيد من التفاصيل، بالإضافة إلى تخصيص صيغة الطلب وإضافة شعار الشركة في الواجهة، وجعل الاخطارات تلقائية ليتمكن مقدمي الطلبات من الاطلاع على حالة الطلب في كل مرحلة
إدارة المخزون
إدارة المخزون هي الميزة المتقدمة في تطبيق نظام إدارة الصيانة المحوسب والتي يمكنها أن تعهد إلى الموظف بعنصر جديد بمجرد ضغطة واحدة، بالإضافة إلى القدرة على تتبع رصيد المخزون وعرض البيانات في وقتها الحقيقي على لوحة العرض، ويُعرض استهلاك المخزون ليوضح كم العناصر أو المخزون المستهلك، وبفضل خيار البحث القوي يمكن البحث عن استهلاك المخزون عن طريق إدخال رقم طلب الحصول على دعم فني واسم المصنع. يمكن ادخال عنصر جديد إلى السجل باستخدام نموذج إدخال سهل وبسيط، ويمكن استرجاع العنصر بسهولة عن طريق تحديد رقم معرف الإصدار، بالإضافة إلى اختيار وضع أي ملاحظة، والقدرة على عرض الرصيد في المخزون عن طريق رمز العنصر المخزون، وهذه الميزة تعرض استهلاك المخزون عن طريق رقم طلب الحصول على دعم فني، والمصنع والتاريخ، ويمكن تحميل جميع البيانات بأكثر من صيغة.
الصيانة الوقائية
تخصيص جدول مواعيد الصيانة ليناسب متطلباتكم المتفردة، والتشغيل التلقائي لتحديد مواعيد الصيانة الأسبوعية أو اليومية، والاستفادة من جدول الصيانة وتقديم التقارير لموازنة أعباء العمل التي يتحملها الموظف. أما فيما يخص طلبات الخدمة، يمكنكم إنشاء طلبات الخدمة وعرضها وتحديثها وإلغاءها عن طريق أجهزة الهواتف الذكية والتابلت واللابتوب المتصلة بالإنترنت، كما يمكن إرفاق صور أو غيرها من الملفات لإضافة المزيد من التفاصيل، بالإضافة إلى تخصيص صيغة الطلب وإضافة شعار الشركة في الواجهة، وجعل الاخطارات تلقائية ليتمكن مقدمي الطلبات من الاطلاع على حالة الطلب في كل مرحلة.
متابعة الموظف
الوقت لا يقدر بمال، لذلك من الأفضل التركيز على تنمية أعمالكم التجارية بدلًا من التأكد من أن العمل يتم بالفعل وذلك بفضل تطبيق نظام إدارة الصيانة المحوسب ، ويوفر نظام إدارة الصيانة المحوسب ميزة تتبع عمل الموظف، ويكون من السهل تتبع الوقت، وعنوان بروتوكول الانترنت ، والتاريخ وقياس مستوى نشاط الموظف.
إعداد التقارير والتحليل المنطقي لاتخاذ القرار
يوفر تطبيق نظام إدارة الصيانة المحوسب تقارير مثالية وفي وقتها الفعلي بالإضافة إلى تحليل منطقي لاتخاذ القرار مما يوفر رؤية لدورة حياة الممتلكات، كما يمكن تتبع دورة حياة الموظف وتحميل هذه المعلومات بأكثر من صيغة، بالإضافة إلى تتبع دورة حياة المصنع، مما يساعد على تتبع جميع أرقام طلبات الحصول على دعم فني التي تمت في هذا المصنع، دورة تطور عمل فريق الصيانة، تتبع جميع حالات طلبات الحصول على دعم فني، بالإضافة إلى عرض رقم طلبات الحصول على دعم فني بالتفصيل.
تدقيق الحسابات
هل سبق لشركتكم الخضوع لعملية تدقيق الحسابات؟ قد يحدث هذا بعد التعرض لانهيار خطير أو حادثة أو في حالة استهداف منظمة أخرى الاستحواذ على شركتكم، ونظام إدارة الصيانة المحوسب يجعل عملية التدقيق أقل مشقة بكثير عن طريق الاحتفاظ بسجل دائم غير قابل للتغيير لأعمال الصيانة والإصلاح التي تتم على جميع الآلات.
الأداء الوظيفي
فضلًا عن المزايا الفعلية التي ينبغي أن يقدمها برنامج الصيانة سنتعرف على الأداء الوظيفي والهيكلية البرمجية، فعندما تشتري سيارة توجد بها مزايا مثل نظام الصوت، وتدفئة المقاعد، والكاميرا الاحتياطية، في حين أن نقل السيارة وطريقة قيادتها هي وظيفتها، ووظيفة البرنامج تصف التنقل عبر وظائفه وهيكله.
هذا هو الجزء الذي يواجه فيه العديد من المشترين مشكلة، وغالبًا ما ينشأ الحاجز من مقاومة العمليات الأتوماتيكية أو الشعور بأن الإدراك التكنولوجي ليس كافيًا لاتخاذ قرار دقيق متعلق بالبرنامج، ويلجأ بعض المشترين إلى الخبراء من إدارات تكنولوجيا المعلومات في شركاتهم بينما هناك آخرون يستسلمون ببساطة عن البحث ويعودون إلى طرقهم اليدوية في الوقت الحالي. كن واثقًا في قدراتك من خلال التعرف على الأشياء الصحيحة التي تبحث عنها، ومن خلال ترتيب درجة الأهمية لكل عنصر من العناصر الأربعة التالية، سيكون لديك فهم أفضل للوظيفة التي تريد الحصول عليها من النظام.
سهولة الاستخدام
وهي درجة مدى بساطة البرنامج ونظافته وسهولة استخدامه، ولعل ذلك يظهر من خلال التنقل البسيط في أقسام البرنامج والأزرار الكبيرة والمزايا القليلة التي توجد بالبرنامج وإن كانت بسيطة، أنتم تريدون أن يكون الأمر بسيط قدر الإمكان لإضافة المستخدمين، والمعدات والأصول إلى الواجهة الخلفية لنظامكم، كما أنكم تحتاجون أيضًا إلى التأكد من أن جميع المستخدمين على المستويات الفنية المختلفة يمكنهم استخدام النظام. أما إذا كان البرنامج شديد الصعوبة، فلن يتقبل المستخدمون تنفيذ البرنامج بصدر رحب، ومن المحتمل أن يقاوموا استخدامه، فهذا يعد مشكلة أساسية في البرنامج، لذا يرجى الحصول على ما يكفي من الوقت لتقييم سهولة استخدام أي برنامج تستكشفونه.
البرامج التي تعتمد على شبكة الإنترنت مقابل البرامج المثبتة على الجهاز
يكمن الفرق الرئيسي بين هذين النظامين في مكان تثبيتهم، فالنظم التي تعتمد على شبكة الإنترنت يستضيفها مزود البرامج التابع لكم على السيرفر الذي يديره، ويتم نشره على المستخدمين عبر اتصال الإنترنت مع كون الخدمة القائمة على الاشتراك هي وسيلة السداد الرئيسية، وبالمقارنة فإن البرامج المثبتة على الكمبيوتر يتم استضافتها في سيرفر الشركة الداخلي وتديره الشركة بنفسها أو تتحكم فيه، ويوجد الكثير من المؤلفات التي تتمحور حول مزايا وعيوب كل نوع منهما.
التخصيص
ما هو مقدار التحكم الذي تريدونه للتحكم في مظهر البرنامج الخاص بكم؟ هل تريدون انشاء وتخصيص كل خانة في الصفحة، أو استخدام صفحة قالب معياري أكثر؟ ما هي درجة التخصيص التي تريدونها؟ هل من المهم أن يتم دمج الهوية التي تميز علامتكم التجارية الفريدة (الألوان، والشعار، وصور الشركات) في حساب الشركة على البرنامج؟ إن قدرتكم على تخصيص صيغ أوامر العمل الخاصة بشركتكم، ومظهر الحساب، والتقارير، وغيرها، قد تكون أمر شديد الأهمية لعملكم التجاري، ولكن عليكم الاستعداد للعمل الذي ينطوي عليه اعداد نظام مخصص بالكامل، وقد تودون تخصيص المزيد من الأموال لخدمات الاعداد بحيث لا تتحملون عبء المهام الثقيلة بأنفسكم، كما أنه من السهل أن تضل طريقك في خطوات التخصيص وقد تصبح القدرة على معالجة جميع جوانب برنامجك أمرًا مربكًا وقد يتسبب في انحرافك عن أهداف برنامجك الأصلي.
القابلية للتوسع
لقابلية للتوسع هي الدرجة التي يمكن أن ينمو بها البرنامج مع عملكم التجاري بحيث يمكن إضافة المزيد من المرافق والمباني والأصول وغيرها من الإدارات التي يتم متابعتها، ويمكن توسيع معظم البرامج لتشمل مجالات إضافية من عملكم، ولكن تُفرض رسوم أعلى كلما تتبعتم المزيد من الأصول والمعدات، لذلك يُرجى التأكد من فهم التكلفة والوقت المستغرقين في تطوير برنامجكم